Pengorganisasian struktur manajemen dan Actuating dalam manajemen

A. Pengorganisasian struktur manajemen

1. Pengertian struktur organisasi

Struktur organisasi adalah kesesuaian pembagian pekerjaan antara struktur dan fungsi, di mana terjadi penumpukan atau kekosongan pelaksanaan pekerjaan, dan ada tidaknya hubungan dan urutan di antaraunit-unit kerja yang ada.

2. Fungsi dari manajemen

Fungsi manajemen menurut George R. Terry terdiri dari:

(1) planning

Kegiatan yang menentukan berbagai tujuan dan penyebab tindakan-tindakan selanjutnya.

(2) organizing

Kegiatan membagi pekerjaan di antara anggota kelompok dan membuat ketentuan dalam hubungan-hubungan yang diperlukan

(3) Actuating

Kegiatan menggerakkan anggota-anggota kelompok untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tuga masing-masing

(4) Controlling

Kegiatan untuk menyesuaikan antara pelaksanaan dan rencana-rencana yang telah ditentukan

3. Manfaat struktur fungsional dan divisional

-          Manfaat struktur fungsional, yaitu mempergunakan sumber daya khusus secara efisien, supervisi dapat dilakukan lebih mudah, mengembangkan keahlian fungsional, memelihara kendali terpusat atas keputusan strategis,berkaitan erat dengan strategi melalui kegiatan kunci sebagai unit terpisah

-          Manfaat struktur divisional, yaitu respon organisasi terhadap perubahan kondisi lingkungan lambat, koordinasi antar bagian atau fingsi tidak terlalu baik, inovasi terbatas, sulit untuk menilai prestasi kerja sulit ubtuk menentukan mana yang bertanggung jawab, mengandung potensi yang kuat untuk terjadinya konflik antar fungsi

4. Kerugian struktur fungsional dan divisional

-          Kerugian struktur fungsioanl, yaitu menimbulkan kesulitan dalam komunikasi dan konflik antar fungsi, menyebabkan kemacetan pelaksanaan tugas yang sifatnya berurutan, memberikan respon yang lebih lambat terhadap perubahan, anggota fungsi hanya berfokus pada kepentingan tugas-tugasnya sehingga cenderung berpandangan sempit dan dapat merugikan organisasi secara keseluruhan

-          Kerugian struktur divisional, yaitu mengakibatkan turunnya komunikasi antara spesialisasi fungsional, sangat potensial untuk menimbulkan persaingan antar divisi, kebijakan divisi tidak konsisten dengan kebijakan divisi lain maupun dengan kebijakan organisasi, adanya duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu

5. Kasus tentang organisasi

Di zaman seperti sekarang perusahaan dituntut untuk melakukan perubahan-perubahan dalam organisasinya atau melakukan transformasi organisasi agar dapat bertahan di tengah persaingan yang ketat, dan salah satu perusahaan yang dapat bertransformasi mengikuti perkembangan zaman adalah PT SIDOMUNCUL dari perjalanannya menjadi Homeindustry hingga sekarang menjadi perusahaan besar bahkan sampai ke Singapore[2], hal ini dapat terjadi karena mereka melakukan transdormais organisasi mereka itulah efek positif jika perusahaan melakukan tranformasi organisasi sehingga mereka bisa terus berproduksi, jika mereka tidak melakukan ini mereka tidak akan berkebang bahkan mungkin tegerus oleh para kompetitornya seperti yang di alami oleh Nokia, oleh karena pentingnya transformasi organisasi ini bagi perusahaan, perusahaan yang ingin melakukan tranformasi dapat menggunakan 4 pendekatan yaitu 4R (Reframing,Restructure, Revitaliztion dan Renewaldan didukung dengan sistem informasi yang baik.

-          Saran Stuktur Fungsional : Harus terus mengembangkan ide ide yang inovatif agar perusahaan tetap maju dan berkembang.

-          Saran Struktur Divisional : rganisasi harus cepat tanggap dengan lingkungan yang tidak stabil serta memperhatikan kebutuhan konsumen, serta mengembangkan keterampilan manajemen dari divisi.

 B. Actuating dalam manajemen

1. Pengertian actuating dalam manajemen

Actuating adalah kemampuan seseorang untuk memberikan kegairahan, kegiatan, pengertian, sehingga orang lain mau mendukung dan bekerja dengan sukarela untuk mencapai tujuan organisasi/lembaga pendidikan sesuai dengan tugas yang dibebankan kepadanya

2. Pentingnya actuating dalam manjemen

Pentingnya actuating dalam manajemen lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakkan seluruh potensi sumber daya manusia dan non manusia pada pelaksanaan tugas. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi.

3. Prinsip actuating dalam manajemen

-          Prinsip mengarah pada tujuan- tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha untuk mencapai tujuan

-          Prinsip keharmonisan dengan tujuan oramg-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkin tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu

-          Prinsip kesatuan komando, prinsip ini sangat pentng untuk menyatukan arah tujuan dan tanggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya

Sumber:

Halim, Abdul dkk.(2013).Sistem Pengendalian Manajemen Edisi Revisi. Yogyakarta: UPP AMP YKPN

Nogi, Hessel.(2005).Manajemen Publik. Jakarta: PT Gramedia Widiasarana Indonesia

Herujito, Yayat.1980.Dasar-Dasar Manajemen. Jakarta: PT Garsindo

Samuel C. Certo & J. Paul Peter, Strategic Management, McGraw-Hill, 1990, p.125

Schermerhorn,J.R., (2003). Manajemen. Jogjakarta: Andi Yogyakarta

psikologi manajemen dan perencanaan/planning

I. Psikologi Manajemen

A.    Pengertian psikologi manajemen

Psikologi manajemen adalah ilmu tentang bagaimana mengatur / me-manage sumber daya yang ada untuk memenuhi kebutuhan.

B.     Pengertian manajemen

Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Stoner).

C.     Fungsi manajemen

·         Perencanaan (Planning)

·         Pengorganisasian (Organizing)

·         Pengarahan dan pengimplementasian (Directing/Leading)

·         Pengawasan dan Pengendalian (Controlling)

II. Perencanaan/Planning

A. Pengertian perencanaan/planning  

menurut Alder (1999) dalam Rustiadi (2008 h.339) menyatakan bahwa Perencanaan adalah suatu proses menentukan apa yang ingin dicapai di masa yang akan datang serta menetapkan tahapan-tahapan yang dibutuhkan untuk mencapainya. Sebagian kalangan berpendapat bahwa perencanaan adalah suatu aktivitas yang dibatasi oleh lingkup waktu tertentu, sehingga perencanaan, lebih jauh diartikan sebagai kegiatan terkoordinasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu dalam waktu tertentu. Artinya perencanaan adalah suatu proses menentukan apa yang ingin dicapai di masa yang akan dating serta menetapkan tahapan-tahapan yang dibutuhkan untuk mencapainya. Dengan demikian, proses perencanaan dilakukan dengan menguji berbagai arah pencapaian serta mengkaji berbagai ketidakpastian yang ada, mengukur kemampuan (kapasitas) kita untuk mencapainya kemudian memilih arah-arah terbaik serta memilih langkah-langkah untuk mencapainya.

B. Langkah-langkah dalam menyusun planning

1.      Merumuskan Misi dan Tujuan.

Usaha sistematis formal untuk menggariskan wujud utama dari perusahaan , sasaran, kebijakan kebijakan dan strategi untuk mencapai sasaran-sasaran dan wujud utama perusahaan yang bersangkutan.

2.      Memahami Keadaan Saat ini.

Perencanaan menyangkut jangkauan masa depan dari keputusan-keputusan yang dibuat sekarang, untuk mengenal sistematis peluang dan ancaman dimasa mendatang. Dengan pilihan langkah-langkah yang tepat akan lebih menguntungkan perusahaan. Meliputi jangka pendek dan sampai jangka panjang.

3.      Mempertimbangkan faktor pendukung dan penghambat tercapainya Tujuan.

Segala kemudahan dan kemungkinan hambatan dalam usaha mencapai tujuan perlu sedini mungkin diidentifikasi, agar persiapan dapat dilakukan. Disatu pihak perusahaan dapat meraih kemudahan dan manfaat optimal dengan kesempatan yang tersedia.

4.      Menyusun rencana Kegiatan untuk mencapai Tujuan.

C. Manfaat planning dalam manajemen

Manfaat Perencanaan / Planning dalam manajemen yaitu:

         Menjelaskan secara tepat tujuan-tujuan dan cara-cara mencapai tujuan.

         Sebagai pedoman bagi semua orang yang terlibat dalam organisasi pada pelaksanaan  rencana yang telah disusun.

         Merupakan alat pengawasan terhadap pelaksanaan program.

     Meningkatkan efisiensi dan efektivitas penggunaan segala sumber daya yang dimiliki organisasi.

         Memberikan batas-batas wewenang dan tanggung jawab setiap pelaksanaan, sehingga dapat meningkatkan kerja sama/koordinasi.

         Menetapkan tolok ukur (kriteria) kemajuan pelaksanaan program setiap saat

         Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan

         Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas

         Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat

         Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi

         Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami

         Menghemat waktu, usaha, dan dana

D. Jenis-jenis planning dalam organisasi

Melihat tingkat hirarkis, ada tiga jenis perencanaan: perencanaan strategis, taktis dan operasional.

1.      Perencanaan Strategis
Perencanaan strategis dianggap oleh organisasi secara keseluruhan dan dihasilkan oleh tingkat hirarki yang lebih tinggi dari sebuah organisasi. Berkaitan dengan tujuan jangka panjang dan strategi dan tindakan untuk mencapainya.

Perencanaan ini merupakan proses dimana eksekutif / top manajer meramal arah jangka panjang dari suatu entitas dengan menetapkan target spesifik pada kinerja, dengan mempertimbangkan kondisi internal dan eksternal untuk melakukan tindakan perencanaan yang dipilih.

Hal ini biasanya dilakukan dalam organisasi pada tingkat manajerial, atau tingkat tertinggi perintah, yang dilakukan dengan cara taktik dan prosedur yang digunakan untuk mencapai tujuan tertentu atau diberikan perencanaan jangka panjang lebih dari 5 tahun.

Perencanaan strategis juga merupakan suatu hal untuk merencanakan strategi dalam segala hal, atau dalam kehidupan sehari-hari setiap orang.

2.      Perencanaan Taktis / Taktik
Pada tingkat kedua dari perencanaan, taktis, kinerja berada dalam setiap area fungsional bisnis, termasuk sumber daya tertentu. Perkembangannya terjadi oleh tingkat organisasi menengah, bertujuan untuk efisiensi penggunaan sumber daya yang tersedia untuk jangka menengah proyeksi. Dalam perusahaan besar dengan mudah mengidentifikasi tingkat perencanaan, yang diberikan oleh setiap kepala bagian.

Bagian taktis merupakan proses yang berkelanjutan, yang bertujuan dalam waktu dekat, merampingkan pengambilan keputusan dan menentukan tindakan. Bagian Ini dilakukan secara sistemik karena merupakan totalitas yang dibentuk oleh sistem dan subsistem, seperti yang terlihat dari sudut pandang sistemik. Apakah iteratif, dan proyek mana yang harus fleksibel dan menerima penyesuaian dan koreksi. Teknik ini memungkinkan pengukuran siklus dan evaluasi sebagai dijalankan yang secara dinamis dan interaktif dilakukan dengan orang lain, dan merupakan teknik yang mengkoordinasikan berbagai kegiatan untuk mencapai tujuan yang diinginkan dari efisiensi.

3.      Perencanaan Operasional
Ketidakpastian yang disebabkan oleh tekanan dan pengaruh lingkungan harus berasimilasi pada pertengahan atau taktik yang harus mengkonversi dan menafsirkan keputusan strategis, tingkat tertinggi, ke dalam rencana konkrit di tengah dan membuat rencana yang akan dilakukan dan, pada gilirannya, dibagi lagi menjadi rencana operasional dan rincian yang akan dijalankan pada tingkat operasional.

Karena jadwal pada tingkat operasional sesuai dengan set bagian homogen dari perencanaan taktis, yaitu, mengidentifikasi prosedur spesifik dan proses yang diperlukan di tingkat bawah organisasi, menyajikan rencana aksi atau rencana operasional. Hal ini dihasilkan oleh tingkat organisasi yang lebih rendah, dengan fokus pada kegiatan rutin perusahaan, oleh karena itu, rencana dikembangkan untuk waktu yang singkat.

Perencanaan Operasional ini dilakukan pada karyawan di tingkat terendah dari organisasi. Membuat perencanaan kecil sebuah organisasi dan merinci bagaimana tujuan akan dicapai. Bahkan, semua titik dasar perencanaan terjadi di tingkat operasional, yang sangat mempengaruhi dan menentukan, bersama dengan, hasil taktik.

Termasuk tugas-tugas operasional dan skema operasi yang benar dan efisien dalam menjalani sistem pendekatan reduksionis proses khas ditutup. Hal ini dilakukan berdasarkan proses diprogram dan teknik komputasi. Ini mengubah ide menjadi kenyataan, atau mengeksekusi tujuan dari suatu tindakan melalui berbagai rute, jangka pendek pekerjaan umumnya kurang dari 1 tahun.

4.      Perencanaan Normatif
Mengacu pada penciptaan standar, kebijakan serta peraturan yang ditetapkan untuk operasi organisasi. Hal ini bergantung pada pembentukan standar, metodologi dan metode untuk berfungsinya kegiatan yang direncanakan.

Standar-standar tentang pendirian aturan dan / atau undang-undang dan / atau kebijakan dalam setiap kelompok atau organisasi, terutama untuk menjaga pengendalian, pemantauan dan pengembangan perencanaan dan pengembangan standar dan kebijakan. Perencanaan berhubungan erat dengan desain struktur organisasi. Ini berlaku di daerah yang sangat spesifik, yang umumnya adalah mereka yang mengawasi dan menentukan aspek pada tingkat lainnya tidak dapat dipisahkan.

Sumber :

http://asridafr.blogspot.co.id/2016/09/normal-0-false-false-false-en-us-x-none.html

https://lailaallatief.wordpress.com/2014/10/10/pengertian-perencanaan-planning-dan-langkah-langkahnya/

http://rachmabuana.blogspot.co.id/2013/10/manfaat-perencanaan-dan-jenis.html

indryawati.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/.../Psikologi+Manajemen+Rini.ppt